Persoonlijke gegevens

(Voor het laatst bijgewerkt in juli 2024)

We verwerken sommige van uw persoonsgegevens om onze wettelijke opdrachten te kunnen uitvoeren en u zo goed mogelijk bij te staan in het kader van uw klacht tegen een Brusselse overheidsdienst of uw melding van een integriteitsschending.

We gebruiken uw persoonsgegevens met inachtneming van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere relevante bepalingen inzake gegevensverwerking in de context van een melding, zoals de richtlijn EU 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (richtlijn “klokkenluiders”).

1. Welke gegevens verwerken we en waarom doen we dat?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien we daartoe over een rechtsgrondslag beschikken. In de meeste gevallen verwerken we de gegevens in het kader van onze opdrachten zoals die zijn vastgesteld in het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.

1.1. Uw informatieverzoek of uw klacht als burger

In het kader van uw informatieverzoek of uw klacht als burger kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

identificatiegegevens zoals uw naam, uw voornaam of uw rijksregisternummer;
contactgegevens zoals uw telefoonnummer, uw e-mailadres of uw postadres;
gegevens betreffende uw beroep of uw betrekking;
eventueel andere gegevens, met inbegrip van medische gegevens of gegevens over strafrechtelijke inbreuken, die we nodig hebben om uw verzoek te behandelen.

We krijgen deze gegevens van uzelf of van uw vertegenwoordiger en/of van de overheidsdienst. Nadat we uw informatieverzoek of uw klacht hebben behandeld, bewaren we uw gegevens nog gedurende tien jaar.

1.2. Uw melding van een integriteitsschending en aanvraag tot bescherming

Als personeelslid van een Brusselse overheidsdienst (of voormalig personeelslid, leverancier, onderaannemer, kandidaat voor een functie) kunt u aan Ombuds Brussel een integriteitsschending melden of een aanvraag tot bescherming indienen. In dit kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:

identificatiegegevens zoals uw naam of uw voornaam;
contactgegevens zoals uw telefoonnummer, uw e-mailadres of uw postadres;
gegevens betreffende uw beroep of uw betrekking;
gegevens betreffende uw persoonlijk dossier (betrekking, loopbaan enz.);
eventueel andere gegevens, met inbegrip van medische gegevens of gegevens over strafrechtelijke inbreuken, die we nodig hebben om uw melding of aanvraag tot bescherming te behandelen.

Eventueel andere gegevens in verband met uw melding of aanvraag tot bescherming, met inbegrip van medische gegevens of gegevens over strafrechtelijke inbreuken. We krijgen deze gegevens van uzelf of van uw vertegenwoordiger en/of van de overheidsdienst. Nadat we uw melding hebben behandeld, bewaren we uw gegevens nog gedurende tien jaar.

Nadat we uw aanvraag tot bescherming hebben behandeld, bewaren we uw gegevens nog gedurende tien jaar.

1.3. Samenwerking met andere organisaties

In het kader van uw mededeling of van onze samenwerking met andere organisaties (conferentie of evenement) kunnen we onderstaande gegevens ook delen met de medeorganisator:

identificatiegegevens zoals uw naam of uw voornaam;
contactgegevens zoals uw e-mailadres;
gegevens betreffende uw beroep of uw betrekking;
andere informatie over, bijvoorbeeld, een bezoek, een evenement of een samenwerking.

We krijgen deze gegevens van uzelf, als bezoeker van of deelnemer aan een evenement of samenwerking, en/of van uw vertegenwoordiger of een contactpersoon. We bewaren ze gedurende één jaar na het evenement, om de opvolging van het evenement te verzekeren of u een uitnodiging voor een nieuw evenement toe te sturen.

1.4. Een vraag of een verzoek in verband met uw rechten (DPO)

Als burger of als personeelslid van een Brusselse overheidsdienst kunt u contact met ons opnemen om uw rechten in verband met uw persoonsgegevens uit te oefenen. In dit kader kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

identificatiegegevens zoals uw naam of uw voornaam;
contactgegevens zoals uw telefoonnummer of uw e-mailadres;
gegevens betreffende uw beroep of uw betrekking.

We krijgen deze gegevens van uzelf, van uw vertegenwoordiger en/of van een Brusselse overheidsdienst. Nadat we uw vraag of verzoek hebben behandeld, bewaren we uw gegevens nog gedurende één jaar.

2. Hoe gebruiken we uw gegevens en met wie delen we die gegevens?

2.1. Vertrouwelijkheid van de gegevens

We verzamelen de gegevens die we nodig hebben om uw dossier te beheren en behandelen die gegevens op vertrouwelijke wijze. We delen ze nooit mee aan derden wanneer dat niet noodzakelijk is om uw dossier te behandelen.

We moeten het beroepsgeheim in acht nemen, zoals bepaald in artikel 17 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie betreffende de Brusselse ombudsman.

In het kader van een melding impliceert dit dat we de geheimen die ons worden toevertrouwd niet onthullen, tenzij we worden opgeroepen om te getuigen voor het gerecht of voor een parlementaire onderzoekscommissie.

2.2. Delen van gegevens

In het kader van de behandeling van uw klacht kan het gebeuren dat wij uw persoonsgegevens moeten delen met een persoon die u vertegenwoordigt (advocaat, lasthebber, …) alsook met de administratie of de andere ombudsdiensten.

Wanneer we een integriteitsschending onderzoeken en een onderzoek voeren, kan het gebeuren dat we uw gegevens moeten delen met de leidend ambtenaar van de Brusselse overheidsdienst die betrokken is bij de melding of met zijn toezichthoudende minister en/of met de procureur des Konings.

Wanneer u een integriteitsschending meldt, wordt de vertrouwelijkheid van uw identiteit beschermd: we maken uw identiteit niet bekend, noch enige informatie die zou toelaten u te identificeren, tenzij we worden opgeroepen om te getuigen voor het gerecht of voor een parlementaire onderzoekscommissie.

Zo u bescherming aanvraagt, kan het gebeuren dat we uw persoonsgegevens moeten delen met de overheidsdienst waar u bent tewerkgesteld teneinde uw aanvraag te behandelen.

Tot slot kan het gebeuren dat we uw persoonsgegevens moeten delen met de verwerkers op wie wij een beroep doen en die persoonsgegevens gebruiken voor rekening van Ombuds Brussel.

2.3. Doorgifte van gegevens

Wanneer wij uw dossier niet zelf kunnen behandelen, maar dat wel gebeurt door een andere bemiddelaar of ombudsman, zijn we wettelijk gehouden uw dossier evenals uw persoonsgegevens toe te sturen aan de betrokkene. Deze verplichting is opgenomen in artikel 9 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie betreffende de Brusselse ombudsman.

Wanneer wijzelf noch een andere bemiddelaar of ombudsman uw dossier kunnen /kan behandelen, verstrekken wij u de contactgegevens van de klachtendienst of eender welke andere dienst die u zo goed mogelijk zal kunnen helpen. Wij sturen uw dossier en uw gegevens enkel op uw uitdrukkelijk verzoek toe aan deze dienst.

Wanneer wij uw melding of aanvraag tot bescherming niet kunnen behandelen maar een andere bevoegde autoriteit dat wel kan doen, sturen wij uw dossier en dus uw persoonsgegevens door overeenkomstig artikel 15/3, §7, van onze wet.

Wanneer wijzelf noch een andere bevoegde autoriteit uw dossier kunnen / kan behandelen, verstrekken wij u de contactgegevens van de dienst die u zo goed mogelijk zal kunnen helpen. Wij sturen uw dossier en uw gegevens enkel op uw uitdrukkelijk verzoek toe aan deze dienst.

Wij organiseren soms evenementen of conferenties in samenwerking met andere organisaties. Zo u daaraan deelneemt, moet u ons sommige van uw gegevens verstrekken ter gelegenheid van uw inschrijving; die gegevens kunnen vervolgens worden toegestuurd aan de medeorganisator. We brengen u daarvan steeds op de hoogte, bijvoorbeeld bij uw inschrijving.

In principe worden de persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van een vraag of een verzoek in verband met uw rechten, niet toegestuurd aan andere organisaties, tenzij de Gegevensbeschermingsautoriteit dat van ons vraagt.

Sommige uitzonderlijke situaties vereisen dat we uw gegevens toesturen aan een overheidsinstantie in een land buiten de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een niet-Europese ombudsman bevoegd is om uw dossier te onderzoeken of wanneer een klager niet in de Europese Unie woont. Bij gebreke van een adequaatheidsbesluit of van passende waarborgen baseren we ons op gewichtige redenen van openbaar belang, daar de doorgifte van de gegevens noodzakelijk is om onze wettelijke opdrachten uit te oefenen. Hoe dan ook vragen wij uw toestemming om uw dossier te versturen buiten de Europese Unie.

2.4. Publicaties

In onze publicaties onthullen we nooit de identiteit van de personen die een beroep hebben gedaan op onze diensten. Onze publicaties bevatten geanonimiseerde statistieken over het aantal klachten en meldingen die we tijdens het jaar ontvangen, hun ontvankelijkheid, de duur van hun verwerking, … We maken geen persoonsgegevens bekend.

Onze verslagen, aanbevelingen en andere publicaties zoals de brochures voor burgers en de persberichten kunnen voorbeelden van klachten of meldingen bevatten. Ze dienen ter illustratie van de problematieken die we behandelen en bevatten altijd fictieve namen en voornamen. In die verhalen zorgen we er ook voor dat de personen die een beroep hebben gedaan op onze diensten, niet kunnen worden geïdentificeerd.

3. Welke rechten heeft u en hoe kunt u ze uitoefenen?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht uw persoonsgegevens te raadplegen, er een kopie van te vragen, ze te laten corrigeren, hun verwerking te beperken, u tegen hun verwerking te verzetten of te wissen. Afhankelijk van het type verwerking van de gegevens en de rechtsgrondslag van die verwerking, zijn deze rechten al dan niet van toepassing.

4. Hoe contact met ons opnemen?

Heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens? Wenst u een van uw rechten uit te oefenen? Neem dan contact met ons op:

dpo@ombuds.brussels
Ombuds Brussel
Oud Korenhuis 1, 1000 Brussel

Zo u contact met ons opneemt om een van uw rechten uit te oefenen, krijgt u antwoord van ons binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van uw verzoek. Het kan echter gebeuren dat we meer tijd nodig hebben (tot maximaal 3 maanden). In dit geval laten we u binnen de maand weten hoe dat komt.

Gelieve duidelijk aan te geven welk recht u wenst uit te oefenen en, eventueel, nader te bepalen om welk dossier het gaat en welke de betrokken gegevens zijn. De uitoefening van uw rechten is afhankelijk van het type verwerking van gegevens en van de rechtsgrondslag waarop die verwerking berust.

We streven ernaar u zo goed mogelijk te helpen. Zo u echter niet tevreden bent over onze tussenkomst in verband met uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.