Traitement des données à caractère personnel

(Dernière mise à jour en juillet 2024)

Nous traitons un certain nombre de vos données à caractère personnel afin d’exercer nos missions légales et de vous aider au mieux dans le cadre de votre plainte à l’égard d’un service public bruxellois ou de votre signalement d’une atteinte à l’intégrité.

Nous utilisons vos données à caractère personnel en respectant le règlement européen général sur la protection des données (RGPD)), la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et d'autres dispositions pertinentes en matière de traitement des données dans le contexte d’un signalement, telle que la directive UE 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (directive « lanceurs d’alerte »).

1. Quelles données traitons-nous et pourquoi ?

Nous traitons des données à caractère personnel uniquement si nous disposons d’une base juridique pour le faire. Dans la plupart des cas, le traitement des données s’effectue dans le cadre de nos missions définies dans le décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois.

1.1. Votre demande d’information ou votre plainte en tant que citoyen

Dans le cadre de votre demande d’information ou de votre plainte en tant que citoyen, nous pouvons traiter ces données :

données d’identification telles que votre nom, votre prénom ou votre numéro de registre national ;
coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
données relatives à votre profession ou à votre emploi ;
éventuellement d’autres données, en ce compris des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales, nécessaires au traitement de votre demande.

Nous recevons ces données de votre part ou de votre représentant et/ou de l’administration. Après avoir traité votre demande d’information ou votre plainte, nous conservons vos données encore pendant dix ans.

1.2. Votre signalement d’atteinte à l’intégrité et demande de protection

En tant que membre du personnel d’une administration bruxelloise (ou ancien membre du personnel, fournisseur, sous-traitant, candidat pour une fonction), vous pouvez signaler à Ombuds Bruxelles une atteinte à l’intégrité ou introduire une demande de protection. Nous pouvons traiter, dans ce cadre, les données suivantes :

données d’identification telles que votre nom ou votre prénom ;
coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
données relatives à votre profession et à votre emploi ;
données relatives à votre dossier personnel (emploi, carrière, etc.)
éventuellement d’autres données, en ce compris des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales, nécessaires au traitement de votre signalement ou demande de protection.

Éventuellement d’autres données liées à votre signalement ou votre demande de protection, en ce compris des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales. Nous recevons ces données de votre part ou de votre représentant et/ou de l’administration. Après avoir traité votre signalement, nous conservons vos données encore pendant dix ans.

Après avoir traité votre demande de protection, nous conservons vos données encore pendant dix ans.

1.3. Collaboration avec d’autres organisations

Dans le cadre de notre communication ou de notre collaboration avec d’autres organisations (conférence ou événement), nous pouvons également partager les données suivantes avec le co-organisateur :

données d’identification telles que votre nom et votre prénom ;
coordonnées telles que votre adresse e-mail ;
données relatives à votre profession et à votre emploi ;
d’autres informations concernant, par exemple, une visite, un événement ou une collaboration.

Nous recevons ces données de votre part, en tant que visiteur ou participant à un événement ou à une collaboration, et/ou de votre représentant ou d’une personne de contact. Nous les conservons pendant un an après l’événement, afin d’’assurer le suivi de l’événement, ou vous envoyer une invitation à un nouvel événement.

1.4. Une question ou une demande concernant vos droits (DPO)

En tant que citoyen ou membre du personnel d’une administration bruxelloise, vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous pouvons traiter ces données :

données d’identification telles que votre nom, votre prénom ;
coordonnées telles que votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail ;
données relatives à votre profession et à votre emploi ;

Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou d’une autorité bruxelloise. Après avoir traité votre question ou votre demande, nous conservons vos données encore pendant un an.

2. Comment utilisons-nous vos données et avec qui nous les partageons ?

2.1. Confidentialité des données

Nous collectons les données qui nous sont nécessaires pour gérer votre dossier et les traitons de manière confidentielle. Nous ne les divulguons jamais à des tiers lorsque ce n’est pas nécessaire pour le traitement de votre dossier.

Nous sommes tenus au secret professionnel, comme le prévoit l'article 17 du décret et ordonnance conjoints relatif au médiateur bruxellois.

Dans le cadre d’un signalement, cela implique que nous ne dévoilons pas les secrets qui nous sont confiés, sauf en cas de convocation à témoigner devant la justice ou devant une commission d'enquête parlementaire.

2.2. Partage de données

Dans le cadre du traitement de votre plainte, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec une personne qui vous représente (avocat, mandataire…) ainsi qu’avec l’administration ou les autres services de médiation.

Lorsque nous examinons une atteinte à l’intégrité et que nous menons une enquête, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec le fonctionnaire dirigeant de l’administration bruxelloise concernée par le signalement ou son ministre de tutelle et/ou avec le procureur du Roi.

Lorsque vous signalez une atteinte à l’intégrité, la confidentialité de votre identité est préservée : nous ne divulguons pas votre identité, ni aucune information qui permettrait de vous identifier, sauf en cas de convocation à témoigner devant la justice ou devant une commission d'enquête parlementaire.

Si vous demandez une protection, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec l’administration qui vous emploie afin de traiter votre demande.

Enfin, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les sous-traitants que nous avons engagés et utilisant des données à caractère personnel pour le compte d’Ombuds Bruxelles.

2.3. Transfert de données

Lorsque nous ne pouvons pas traiter votre dossier, mais bien un autre médiateur ou ombudsman, nous sommes tenus légalement de lui transmettre votre dossier ainsi que vos données à caractère personnel. Cette obligation est reprise à l’article 9 du décret et ordonnance conjoints relatifs au médiateur bruxellois.

Lorsque ni nous, ni un autre médiateur ou ombudsman ne peut traiter votre dossier, nous vous communiquons les coordonnées du service de plaintes ou de tout autre service qui pourra au mieux vous aider. Ce n’est qu’à votre demande expresse que nous transmettons votre dossier et vos données à ce service.

Lorsque nous ne pouvons pas traiter votre signalement ou votre demande de protection, mais qu'une autre autorité compétente peut le faire, nous transmettons votre dossier et donc vos données à caractère personnel, conformément à l’article 15/3 § 7 de notre loi.

Lorsque ni nous, ni une autre autorité compétente ne peut traiter votre dossier, nous vous communiquons les coordonnées du service qui pourra au mieux vous aider. Ce n’est qu’à votre demande expresse que nous transmettons votre dossier et vos données à ce service

Nous organisons parfois des événements ou conférences en collaboration avec d’autres organisations. Si vous y participez, vous devrez nous communiquer certaines de vos données lors de votre inscription et elles pourront être transmises au coorganisateur. Nous vous en informerons toujours, par exemple lors de votre inscription.

En principe, les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre d’une question ou d’une demande relative à vos droits ne sont pas transmises à d’autres organisations, sauf si l’Autorité de protection des données nous le demande.

Certaines situations exceptionnelles exigent de transmettre vos données à une autorité d’un pays en dehors de l’Union européenne. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un médiateur non européen est compétent pour examiner votre dossier ou lorsqu’un plaignant ne vit pas au sein de l’Union européenne. En l'absence d'une décision d'adéquation ou de garanties appropriées, nous nous appuyons alors sur des motifs importants d'intérêt public, car le transfert des données est nécessaire pour exercer nos missions légales. Dans tous les cas, nous vous demanderons l’autorisation de transmettre votre dossier en dehors de l’Union européenne.

2.4. Publications

Dans nos publications, nous ne divulguons jamais l’identité des personnes qui ont fait appel à nos services. Nos publications contiennent des statistiques rendues anonymes sur le nombre de plaintes et de signalements que nous avons reçues pendant l’année, leur recevabilité, le délai de leur traitement… Nous ne publions aucune donnée à caractère personnel.

Nos rapports, recommandations et autres publications telles que les brochures à destination du citoyen et les communiqués de presse peuvent contenir des exemples de plaintes ou de signalements. Elles illustrent les problématiques sur lesquelles nous travaillons et elles contiennent toujours des noms et prénoms fictifs. Dans ces histoires, nous veillons également à ce que les personnes qui ont fait appel à nos services ne puissent pas être identifiées.

3. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément au règlement européen général sur la protection des données (RGPD) , vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel, d’en demander une copie, de les faire rectifier, de limiter leur traitement, de vous opposer à leur traitement ou de les supprimer. En fonction du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose, ces droits peuvent ou non s’appliquer.

4. Comment nous contacter ?

Vous avez une question sur le traitement de vos données à caractère personnel ? Souhaitez-vous exercer l’un de vos droits ? Contactez-nous :

dpo@ombuds.brussels
Ombuds Bruxelles
Place de la Vieille Halle aux Blés 1,1000 Bruxelles

Si vous nous contactez pour exercer l’un de vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un mois après réception de votre demande. Il se peut toutefois que votre demande requiert plus de temps (jusqu’à maximum 3 mois). Dans ce cas, nous vous en communiquons les raisons dans le mois.

Veuillez indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et, éventuellement, préciser le dossier et les données concernées. L’exercice de vos droits dépend du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose.

Nous souhaitons au mieux vous aider. Si, toutefois, vous n’êtes pas satisfait de notre intervention relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données .